Пришлите в WhatsApp
На уаленке нужно как-то коммуницировать коллегам между собой. Мессенджеров и файлообменников большое количество, поэтому компании нужно просто выбрать свой тип связи, а затем узаконить такой обмен информацией. Для этого пропишите в трудовом договоре, а также в правилах трудового распорядка средства коммуникации, которые можно использовать, заодно пропишите для каких целей. К примеру, по электронной почте вы будете обмениваться отчетами и документами, которые не требуют подписи для ознакомления. Мессенджеры понадобятся для постановки задач и обсуждения рабочих вопросов.
Дополнительно в трудовом договоре вы можете прописать адреса корпоративной почты сотрудников, отдела, руководителя. Если ваши подчиненные используют почту или другие средства связи для выполнения рабочих задач, то также необходимо прописать это в договор.
После того, как вы укажите все средства связи и их назначение, сотрудников необходимо ознакомить с изменениями и получить от них согласие. Также, если в вашей компании есть профсоюз, то все нововведения согласовываются с участниками. В случае спорных ситуаций можно будет сослаться на переписку, трудовой договор, правила трудового распорядка.
Увольняемся на удаленке
Хорошо, предположим мы узаконили переписку, но тут возникает следующий вопрос — сотрудник решил уволиться, возможно ли прекратить трудовые отношении на основании сообщения? Можно. Процедура простая, почти ничем не отличается от реальной ситуации. Вам нужно ознакомить сотрудника со всеми необходимыми актами, получить от него подпись и заявление. Пришлите ему скан для ознакомления, попросите распечатать, подписать документы, отправить вам по E-mail, а затем направить по почте или с курьером оригиналы. Работодатель также направит все необходимые документы по почте. Все формальности в порядке, документы подписаны, поэтому у трудовой не возникнет никаких вопросов.
Бывает ситуация сложнее, когда нужно уволить, но человек отказывается приезжать в офис, а уж тем более высылать какие-либо документы. Уволить можно по видеосвязи. Лучше, если вы будете беседовать не одни, а с вами будут незаинтересованные лица, которые смогут дать показания в случае споров. Вам нужно ознакомить с приказом об увольнении, затем проговорить на какой электронный адрес вы отправляете экземпляры для ознакомления, предварительно покажите бумажный оригинал. Весь разговор можно записать, чтобы предоставить в качестве доказательств.
Трудовые книжки нельзя забрать домой, они должны храниться на территории работодателя. Вызвать во время пандемии кадровика можно только для выдачи зарплаты, но на выдачу трудовых это не распространяется. Вы можете предупредить сотрудников, что трудовые они получат чуть позже, но не стоит паниковать раньше времени.
Если карантин не будет объявлен, то можно оформить смешанный режим работы, чтобы сотрудники кадрового отдела могли законно приехать на работу, спокойно отдать трудовую лично или направить по почте.
Этика в корпоративных чатах и как бороться с офисными троллями
Стереотипный офис — это место, где плетутся интриги, но нельзя забывать о банальной вежливости и человечности. Мало кто решится перейти на личные оскорбления, глядя в глаза собеседнику. В переписке это сделать проще, но доказать некорректное поведение тоже труда не составит.
Если поступают жалобы об оскорблениях, то виновника можно наказать дисциплинарно. Для этого нужно зафиксировать факт нарушений у нотариуса или самостоятельно. Зафиксируйте на бумаге и запишите на видео, как включаете компьютер, куда заходите, какие сообщения вы видите, от кого. Каждый шаг необходимо описать, а также сделать скриншоты.
Иногда сотрудники воспринимают как грубость сообщение, которое написано не так как им хотелось. Например, кто-то привык к обращению по имени отчеству, соблюдая деловой этикет, а кто-то предпочитает свободную манеру общения. Чтобы не было недоразумений, опишите правила общения сотрудников в переписке между собой, с клиентами и руководителем.
Диверсия по незнанию
Разглашение коммерческой тайны наказуемо. Одно дело, когда сотрудник совершает передачу данных умышленно, а другое - по незнанию. Естественно незнание не освобождает от ответственности. Нужно разъяснить сотрудникам, какая именно информация относится к коммерческой тайне, а также уточнить, что ее нельзя передавать третьим лицам не только за пределами компании, но и внутри. Сотрудник должен подтвердить полученные знания подписью.
Такую информацию нельзя скидывать на флешку или пересылать себе на личную электронную почту, чтобы поработать дома. Если ваши сотрудники работают в офисе, но в экстренных случаях работу приходится забирать с собой, то позаботьтесь о безопасности. Некоторые работодатели, например, в период пандемии отправляли сотрудников по домам вместе с рабочими компьютерами.
Электронная подпись
Как быть с документами, которые нужно подписывать? Подключите электронную подпись, чтобы не ездить в офис. Она состоит из индивидуального набора букв и цифр, но имеет юридическую ценность.
Вместе с электронной подписью нужно подключить электронный документооборот, который позволяет отправлять отчетность в контролирующие органы, работать на государственных порталах, принимать участие в торгах. Недостаток документооборота — долгая настройка. Некоторые предпочитают ездить в офис, чем подключать ЭДО и регистрировать электронную подпись.
“АСТЭК” предлагает вам не отвлекаться от важных дел, а подключение доверить нашей технической группе. Мы берем на себя весь процесс: от регистрации до обучения.
Использование электронной подписи безопасно. Она выдается конкретному человеку. При смене данных (паспорт, должность) выдается новая подпись.
Удаленка стала для многих компаний чем-то новым и сложным. Правильно составленные документы помогут вам избежать конфликтных ситуаций. Узаконьте переписку, ознакомьте с изменениями, подробно опишите правила общения по переписке, уделите внимание положению о коммерческой тайне, подключите электронную подпись и продолжайте работать из дома.
