Какие документы нужно отдать при увольнении?
Документы делятся на две категории — обязательные и по требованию. Если работодатель откажется от выдачи справок из обязательного перечня, то ему грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Отвечать за документы по требованию придется руководителю. Его штраф составит от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Сумма может вырасти, если ситуация повторится в течение года (до 70 000 для работодателя и до 20 000 для руководителя). С выдачей документов лучше не затягивать и подготовить их к последнему рабочему дню. Если сотрудника в последний день нет на месте, то нужно отправить уведомление с просьбой прийти за документами или выслать разрешение на отправку их по почте. Отправлять уведомление лучше и на адрес прописки, и на адрес фактического проживания, если они различаются.
Теперь разберемся с типом документов. К обязательным относятся:
- Бумажная трудовая или форма СТД-Р
- Выписка из СЗВ-СТАЖ
- Выписка СЗВ-М
- Выписка 3 ЕРСВ
- Справка о заработке за два года
- Расчетный лист
Документы по требованию:
- Справка 2-НДФЛ
- Информация о среднем заработке
- Сведения о работе (командировки, переводы, премирование)
Трудовая книжка или форма СТД-Р
В 2020 начался переход на электронные трудовые книжки, если сотрудник дал свое согласие на ведение электронной книжки, то ему выдается при увольнении форма СТД-Р, которая копирует информацию трудовой. Найти ее можно по пути: “Зарплата и кадры”, “Сотрудники”. Далее нажимаем кнопку “Создать” и выбираем СТД-Р.
Если вы до этого уже провели документ “Увольнение”, то вся информация автоматически добавится в форму. Заполните оставшиеся графы, проведите и нажмите кнопку “Печать”.
Выписка из СЗВ-СТАЖ
Документ отображает стаж и профессиональный рост сотрудника. Его расположение: “Зарплата и кадры”, “Документы персучета”.
После создания нам откроется табличка, где нужно указать организацию и сотрудника. При двойном нажатии на фамилию, вы можете отредактировать данные по стажу. После этого документ нужно провести и распечатать.
Выписка СЗВ-М
Сдается в пенсионный фонд. Заходим в меню: “Зарплата и кадры”, “Сведения о застрахованных лицах и СЗВ-М”.
Создаем новый документ, где указываем нужную справку. Выбираем сотрудника и проверяем данные.
Выписка 3 ЕРСВ
Здесь нам нужен третий раздел расчета по страховым взносам. Выбираем меню “Отчеты”, “Регламентированные отчеты”. Нажимаем кнопку “Создать”, ищем нужный расчет.
Перед нами откроется уже сформированный документ. Выбираем третий раздел и нажимаем “заполнить”. Выбираем нужного сотрудника, проверяем данные и распечатываем.
Справка о заработке за два года
Справка содержит всю информацию о полученных доходах в двухлетний период работы. Заходим в меню “Зарплата и кадры”, “Справки для расчета пособий (исх)”.
Выберите расчетный период, организацию и сотрудника. Затем нажмите “Заполнить данные справки”.
Расчетный листок
Из обязательных документов нам осталось выдать расчетный листок: “Зарплата и кадры”, “Отчеты по зарплате”, “Расчетный лист”.
Укажите в верхней части сотрудника, организацию и временной период. В настройках выберите пункты, которые нужно отразить в документе. В завершение нажмите “Сформировать”.
Если в листе все верно, то его можно распечатать. Осталось разобраться с дополнительными справками.
Справка 2-НДФЛ
Справка может понадобиться для предоставления в банк о финансовом положении сотрудника. Также она необходима при заполнении налоговой декларации. Форма находится в меню “Зарплата и кадры”, “2-НДФЛ для сотрудников”.
Снова указываем основные данные. В табличной части можно посмотреть НДФЛ по процентной части. Если все верно, то нажмите “провести”, а затем отправьте на печать.
Информация о среднем заработке
Справка понадобится подчиненному, если он собирается встать на учет по безработице. Сформировать ее можно из документа на увольнение. “Зарплата и кадры”, “Кадры”.
Нажмите на кнопку “Печать” и выберите “Справка для пособия по безработице”
Работодатель выдает подчиненному в последний рабочий день документы из обязательного списка и по требованию. В них содержится информация о трудовой деятельности, зарплате, оплаченных налогах и удержанных страховых взносах. Невыдача приведет к штрафу, который может вырасти при повторном нарушении за год. Сформировать необходимые справки можно в 1С по инструкции от компании “АСТЭК”. В других наших статьях вы можете узнать больше о фонде ФСС и страховых выплатах.
