Можно ли уведомить по электронной почте
Уведомлять по электронной почте можно, но не все так просто. Нужно прописать такой способ оповещения в локальном акте. Затем нужно всех ознакомить, а если у вас есть профсоюз, так еще нужно и с ним согласовать. Если вы уже все отправили, но не подумали о локальном акте, то сделайте все по правилам и попросите сотрудников расписаться задним числом.
Сэкономить время на ознакомлении можно с помощью приказа, в котором будут отражены изменения в локальном акте. Тем, кто хочет самостоятельно изучить оригинал, его можно дать почитать в распечатанном виде или же прислать по электронной почте.
Напоминаем, что проверок до 1 ноября не будет, но лучше не дожидаться карающей руки и сделать сразу все по правилам. Посмотрим, что еще можно поправить до прихода инспекции.
Что писать в уведомлении
Уведомление не должно просто сообщать, что есть два варианта ведения трудовых. Постарайтесь максимально понятно объяснить причину перехода на электронные трудовые. Уточните, что можно оставить бумажную, торопиться переходить на электронную необязательно. Если вы подадите информацию сжато, вас не оштрафуют. Просто вы будете бесконечно отвечать на вопросы ваших коллег, а также инспекция может попросить дополнить недостающие сведения.
Пройдемся по датам
Значимое нарушение — подпись сотрудника в дату, когда его не должно быть в офисе (больничный, отпуск, выходной). Если подпись есть, то нужны документы, которые подтверждают, что человек в эти дни действительно был на работе. Ошибка может привести к штрафу:
- 100 000 рублей, если заявление подписано в выходной, но при этом выход не был оплачен и оформлен согласно ТК РФ.
- 30 000-50 000 рублей, если сотрудник находился в отпуске, но заявление подписано. Проверять будут оформление вызова из отпуска.
- Возврат средств в фонд ФСС, если сотрудник был на больничном в день подписания — инспектор не может наказать работодателя за выход сотрудника с больничного, но он должен сообщить в ФСС. Оттуда идет запрос в медучреждение, которое выписало больничный. Если человек нарушает режим, то пособие ему не положено. Деньги придется компании вернуть в бюджет.
Если вы не успеваете все сделать в срок, то можете оповестить сотрудника по электронной почте в любой день, даже если выберите крайний субботний - 31 октября.
Опечатка
Еще одна распространенная ошибка — неверно указана фамилия или должность. Расслабьтесь, за это вас не оштрафуют, но исправить этот недочет придется. Если вы честно выполните пожелание инспектора ГИТ, то никаких проблем не возникнет.
Самый простой вариант — напечатайте новый документ, а затем соберите подписи заново. Старый экземпляр уничтожьте. Никаких актов заключать не нужно.
Ситуация становится сложнее, если опечатка допущена не вами, а вашим предшественником. В целом тоже ничего страшного. Просто нужно написать служебную записку, в которой вы доводите до сведения руководство, что вами была зафиксирована ошибка, документ нужно уничтожить по акту и создать новый для подписи.
Усложняем: вы нашли старую опечатку, сотрудник уволился, но с вас требуют решить эту проблему. Здесь ничего уничтожать не надо. Снова составляем записку, а в самом документе аккуратно перечеркиваем одной чертой неверные сведения, подписываем сверху правильную фамилию или должность. На свободной части листа напишите: "Исправлено”, укажите: должность, фамилию, имя, отчество, поставьте дату и подпись.
Ошибка может быть критической. Например, сотрудники должны отправлять заявления по почте, но адрес в уведомлении указан неверно. В этом случае нужно составить еще одно уведомление для сотрудников, чтобы оповестить их о некорректной информации и указать верную.
Электронные трудовые все воспринимают по-разному. Для кадровика главное не допустить ошибку или вовремя ее заметить. Проверьте дату подписания заявления, а также сведения о работнике. Помните, что уведомить всех о переходе вы должны до 31 октября.
Никогда нельзя исключать человеческий фактор. Усталость и загруженность могут сказаться на работе даже самого внимательного сотрудника. Чтобы вам не пришлось переделывать документы в самый ответственный момент, доверьте проверку 1С. Вы можете сканировать документы, исключать устаревшие сведения, добавлять информацию из базы данных. Техническая группа “АСТЭК” поможет вам освоить программы, настроит 1С под ваш бизнес и будет оказывать поддержку в течение всего времени использования.
